Kỹ năng viết email chắc chắn là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của tất cả các ứng viên mong muốn tìm kiếm một công việc bất kể trong ngành nghề nào. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn cảm thấy khá khó khăn trong khi thực hành kỹ năng cơ bản này, đặc biệt càng khó hơn khi phải sử dụng kỹ năng viết email bằng Tiếng Anh để gửi nhà tuyển dụng.

Trong bài viết dưới đây, Times Edu sẽ tổng hợp những điểm quan trọng nhất về kỹ năng viết email bằng Tiếng Anh mà tất cả mọi người đều có thể áp dụng để đảm bảo “ghi điểm” trong mắt nhà tuyển dụng.

Mẫu email gửi nhà tuyển dụng

Dưới đây là các phần nội dung chính bạn cần đảm bảo trong mọi email gửi nhà tuyển dụng, cho sếp, đồng nghiệp hay bất kỳ ai, bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, bạn đều phải đảm bảo các phần nội dung chính sau:

• Tiêu đề email
• Lời chào đầu email
• Nội dung email
• Kết luận 
• Chữ ký

Hình thức email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng

Khi viết email gửi nhà tuyển dụng, ứng viên cần đảm bảo các tiêu chí về hình thức như sau:

• Email sử dụng DUY NHẤT một loại font chữ có chân (serif) như Time News Roman. 
• Cỡ chữ 13-14, căn lề trái hoặc căn lề 2 bên. 
• Độ dài nội dung email trong khoảng 1 trang A4 hoặc ngắn hơn
• Dùng địa chỉ email chính thức, nên là tên của bản thân, không nên sử dụng các email có tên không chuyên nghiệp, sử dụng biệt danh hay tên của người khác, dễ khiến nhà tuyển dụng nhầm lẫn, hoặc có ấn tượng không tốt về bạn.

Đặc biệt lưu ý, email là hình thức trao đổi nội dung trang trọng, với các đối tượng chuyên nghiệp, nên khi viết email, bạn phải đảm bảo nội dung liền mạch, kết nối, sử dụng kính ngữ, xưng hô chuyên nghiệp và đặc biệt không được viết tắt. Hình thức email cần đảm bảo rõ ràng, xuống dòng đầy đủ và đúng nơi, đúng chỗ, tách đoạn cẩn thận để các ý dễ nhìn, dễ nắm bắt. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo các đoạn trong email có độ dài vừa đủ, cân đối, không bị quá dài dòng khiến người đọc rối mắt.

Các tài liệu nên đính kèm khi gửi email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng

Trong mỗi Mô tả công việc (Job description), nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên gửi một số tài liệu, chứng chỉ, hồ sơ đính kèm khi gửi email để tiến hành bước đánh giá sơ bộ trong vòng đầu tiên. Mỗi nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu khác nhau tuỳ vào yêu cầu của công việc và mong muốn của nhà tuyển dụng về ứng viên. 

Để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, ngoài những tài liệu bắt buộc nhà tuyển dụng yêu cầu, ứng viên có thể tham khảo đính kèm một số tài liệu dưới đây để ứng viên có nhiều cơ sở đánh giá năng lực, kinh nghiệm của ứng viên. Đây cũng là cơ hội để ứng viên có thể “show” những điểm mạnh về năng lực, kinh nghiệm làm việc của mình so với các ứng viên khác, cũng như mức độ phù hợp của ứng viên đối với công ty. Các tài liệu bạn có thể đính kèm trong email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng bao gồm:

• CV xin việc
• Thư giới thiệu xin việc (Cover Letter)
• Portfolio 
• Chứng chỉ chuyên môn
• Chứng chỉ ngoại ngữ

Lưu ý, khi gửi tài liệu nhớ kiểm tra tên của các tài liệu xem đã đúng, đủ thông tin hay chưa. Mỗi tài liệu đính kèm khi gửi email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng bạn nên điền rõ tên tài liệu, tên của bản thân và vị trí ứng tuyển để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng kiểm tra các hồ sơ của bạn cũng như biết thông tin mà bạn cung cấp. Ví dụ, với tài liệu là CV, bạn có thể đặt tên là CV Nguyen Van A – Junior Marketer.

Thời gian “vàng” gửi email bằng Tiếng Anh cho nhà tuyển dụng

Nhiều bạn khi nhìn thấy tin tuyển dụng thì háo hức và muốn gửi email ngay cho nhà tuyển dụng để tranh cơ hội trước các ứng viên khác, sợ nhà tuyển dụng sẽ tìm được ứng viên phù hợp sớm hơn, nên vội vàng gửi email ứng tuyển mà không cân nhắc đến thời gian gửi thư. Điều này nhiều khi sẽ khiến bạn không may rơi vào trường hợp nhà tuyển dụng bị quá tải thư và có thể email của bạn sẽ bị bỏ lỡ. 

Thời gian “vàng” bạn nên gửi email cho nhà tuyển dụng là các ngày trong tuần trong giờ hành chính, đặc biệt tránh các ngày cuối tuần vì nhà tuyển dụng không kiểm tra email, hoặc ngày đầu tuần sẽ có nhiều email từ nhiều đối tác khác nhau hoặc đa phần các công ty có khá nhiều công việc vào thứ Hai đầu tuần, nên nếu có thể thì bạn nên tránh những ngày này nhé.

Tuy nhiên, nếu thời gian gấp hoặc không còn lựa chọn nào khác, bạn hãy tự cân nhắc thời gian gửi email bằng Tiếng Anh cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. 

Một số mẫu email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng cho mọi ngành nghề

Ứng viên có thể tham khảo một số mẫu email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng để xin việc như dưới đây. Hãy cân nhắc và lựa chọn cho mình một mẫu email bạn cảm thấy phù hợp với bản thân mình nhất nhé!

Mẫu email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng chung 

Tiêu đề email: [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Nội dung email:

Dear Mr./Ms. (Tên nhà tuyển dụng) hoặc Dear Hiring Manager/ HR Department

This is in reference to the job posting by you on the Internet dated (ngày tháng đăng tin tuyển dụng). I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.

I have been working for the past five years as a (tên nghề) in X Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as (liệt kê một số kỹ năng) needed for (vị trí tuyển dụng)

I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

(chữ ký)

Mẫu email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng ứng tuyển thực tập sinh

Tiêu đề email: Application for HR Internship – [your name]

Dear Mr. TA,

My name is … – a graduate from the X University with a Bachelor’s degree in International Business. I have been seeking an internship program where I can gain more in-depth knowledge in Human Resource Management. Knowing that Y is looking for an HR intern, I’m confident that I’ll be the right fit for this role. 

Please kindly check out my CV and let me know if you have any questions. I await your response and thank you for your consideration! 

Sincerely,

[chữ ký]

Mẫu email bằng Tiếng Anh gửi nhà tuyển dụng chung

Dear Hiring Manager, 

Your job posting on Craigslist for an Assistant Communications Director piqued my interest. Your description of the work responsibilities for the Assistant Director role closely matches my experience, and so I am excited to submit my resume to you for your consideration.

In my position as an Assistant Communications Director for ABC Company, I wrote articles for the company website, edited and posted contributed articles, managed their social media presence, and wrote and sent out a weekly email newsletter to subscribers. I also implemented an automated email tool that grew the company’s subscriber base by 40% within six months. 

While Assistant Communications Director for Assemblyperson Janet Brown, I researched, drafted, and amended legislation, wrote press releases, and was responsible for office communications and correspondence. 

My resume is attached. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know. 

I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration. 

Sincerely,

[chữ ký]

Học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm ở đâu tốt nhất? 

Chào mừng quý phụ huynh và các em học sinh đến với Times Edu – trung tâm đào tạo uy tín hàng đầu về Tiếng Anh giao tiếp và các chương trình học chuyên sâu. Chúng tôi tự hào giới thiệu chương trình đào tạo theo phương pháp cá nhân hóa, giúp học sinh phát triển toàn diện và đạt được thành tích tốt nhất trong học tập.

Với đội ngũ giáo viên giàu kinh nghiệm và sự tận tâm, chúng tôi cam kết đưa ra phương pháp giảng dạy tối ưu, tập trung vào nhu cầu riêng của từng học sinh. 

Tại Times Edu, chúng tôi sử dụng tài liệu học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, cùng với việc sử dụng công nghệ hiện đại, giúp các em học sinh tăng cường khả năng ghi nhớ và hiểu bài học.

Đặc biệt, chương trình đào tạo cá nhân hoá tại Times Edu còn giúp các em phát triển các kỹ năng mềm như tự tin giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo và tinh thần độc lập.

Hãy đến với Times Edu và trải nghiệm chương trình đào tạo theo phương pháp cá nhân hóa của chúng tôi để học tập hiệu quả và đạt được thành tích tốt nhất!

Times Edu 

Fanpage: Times Edu

Website: https://giasutienganhhanoi.com/ 

Tel: 0362038998

Địa chỉ: Tầng 2, Tòa Orange Space, 8 P. Tạ Quang Bửu, Bách Khoa, Hai Bà Trưng, Hà Nội